Pos Obbligatorio: tutto quello da sapere per adeguarsi e evitare sanzioni

Ormai il Pos è obbligatorio, professionisti e commercianti devono dotarsi di questo dispositivo per permettere alla clientela di effettuare pagamenti con carta, di qualsiasi importo.

Tuttavia al momento non si prevedono sanzioni per i negozianti che rifiutano carte di credito, di debito o prepagate. Fermo restando però che il privato, costretto a pagare in contanti e magari a prelevare a uno sportello ATM, può segnalare l’accaduto all’Agenzia delle Entrate. E far scattare controlli a carico dell’esercente.

Insomma, la tematica appare complessa quindi vediamo di mettere in ordine le informazioni nel modo più chiaro possibile, per capire chi è obbligato ad avere il Pos, cosa succede a non usarlo e quanto costa averne uno.

Cosa dice e come è cambiata la normativa

L’obbligo del Pos per commercianti e professionisti è scattato dal 1° luglio 2020. Questo implica che le varie categorie di esercenti dovranno accettare i pagamenti elettronici come obbligatori, per qualsiasi importo anche sotto i 5 euro. Cosa succede se il negoziante si rifiuta? In bozza, il decreto fiscale prevedeva sanzioni, che poi sono state sospese. 

Vediamo come si è evoluta la normativa e cosa dice la legge sull’obbligo del Pos a oggi. Ecco i dettagli:

• 2007, l’utilizzo del Pos non era ancora in vigore ma già si ipotizzava di introdurre misure contro il riciclaggio, limitando quindi il contante circolante. Si vietano allora pagamenti in contante superiori a 999,99 euro. In realtà la Legge di Stabilità del 2016 poi innalza la soglia a 3 mila euro
• 2012, si stabilisce il Pos obbligatorio a partire dal 2014, per contrastare l’evasione fiscale e quindi rendere i pagamenti tracciabili. Non si prevedono sanzioni
• 2014, in realtà si pensa a introdurre un tetto per far scattare l’obbligatorietà del Pos, limitandosi solo a chi abbia superato 200 mila euro di fatturato nell’anno. Poi però si fa scattare l’obbligo per tutti
• 2016, la Legge di Stabilità prevede di introdurre delle sanzioni, a partire dal 2017, per chi non ha il Pos oppure si rifiuta di accettare il pagamento in via elettronica. In pratica poi la misura non ha mai avuto riscontro nella realtà.

La normativa attuale

La Legge di Bilancio 2020 prevedeva nella versione iniziale sanzioni amministrative per chi non accettava il pagamento tramite Pos (si ipotizzava 30 euro di multa per ogni rifiuto). L’articolo però è stato abolito. 

Il tetto per i pagamenti in contanti però si è abbassato e dal 1° luglio 2020 è possibile pagare al massimo fino a 2 mila euro con denaro contante. La soglia diminuirà ulteriormente nel 2022, diventando di 1000 euro.

A oggi quindi, chi è obbligato all’uso del Pos? In modo sostanziale, quasi la totalità di professionisti e commercianti, che vendono prodotti e ben di consumo o che offrono i loro servizi in prestazione.

Il bancomat è obbligatorio negli esercizi commerciali di:

• Ristoratori (Pos obbligatorio per bar, ristoranti, pub, pizzerie…)
• Commercianti
• Artigiani
• Operatori del settore turistico-ricettivo
• Professionisti che hanno contatto col pubblico (psicologi, medici, avvocati…)
• Autonomi con partita Iva (come parrucchieri, estetiste…)

Non c’è invece obbligo del Pos per i pagamenti riscossi da:

• I benzinai
• I tabaccai 
• I professionisti che non hanno contatto col pubblico (studi associati ad esempio)

Sanzioni

Dal momento che non ci sono sanzioni nel caso in cui l’esercente rifiuti il pagamento tramite Pos, il Governo ha introdotto altri strumenti per combattere l’evasione fiscale, ovvero la lotteria degli scontrini. Quindi anche in caso di pagamento con contanti, il privato comunica il codice fiscale all’esercente, che lo invia all’Agenzia delle Entrate. Tra tutti gli scontrini se ne estrarranno alcuni che vinceranno premi, come in una vera e propria lotteria. Se il cliente usa il Pos ha diritto a vincita doppia in caso di estrazione (quindi appare evidente che si richiederà sempre più spesso di usare il bancomat per pagare).

Se l’esercente rifiuta il pagamento elettronico o di comunicare il codice cliente non è passibile di multa. Corre però il rischio che il privato segnali l’accaduto all’Agenzia delle Entrate, aumentando quindi le probabilità di controlli fiscali a proprio carico.

Inoltre va sottolineato che se il cliente non ha contanti con sé, dal momento che avere il Pos è obbligatorio, ad essere nel torto è il commerciante. Di conseguenza spetterebbe a lui cercare una soluzione al problema. La legge precisa che il cliente sarebbe in tal caso libero di andare via senza aver pagato ma nei suoi confronti l’esercente aprirà una “nota di credito” da saldare successivamente. 

Solitamente in questo caso (così come se il Pos non fosse funzionante) le persone andranno a prelevare per saldare la propria situazione o lo faranno appena possibile. Dal punto di vista formale, l’esercente non può esigere il pagamento immediato e trattenere il cliente in negozio. Al tempo stesso però l’assenza o il non funzionamento del Pos non annulla il debito del cliente nei confronti del negoziante.

Quest’ultimo potrebbe chiedere al cliente gli estremi di un documento per ottenere una maggiore sicurezza di “pagamento futuro” ma nel caso la persona si rifiutasse di lasciare dei dati personali il negoziante non potrebbe fare nient’altro che affidarsi al buon senso e all’onestà del cliente.  

Appare sensato dunque non solo rispettare l’obbligo del Pos, ma cercare quindi di utilizzarlo il più possibile per non perdere clienti, scegliendo ovviamente una tipologia di servizio con basse commissioni.

Come adeguarsi

Vediamo ora i passi da seguire per adeguarsi alla normativa e quindi acquistare un Pos, soprattutto prestando attenzione a quale tipologia scegliere.

Il Pos è un punto di vendita (traduzione alla lettera di Point of Sales) ovvero un lettore di carte che permette il pagamento in modalità elettronica, all’interno di punti vendita e negozi. La transazione può avvenire attraverso diverse tipologie di strumenti elettronici, come carte di credito, di debito e prepagate (nel linguaggio comune il termine bancomat si usa spesso come sinonimo di Pos).

In sostanza si tratta di un trasferimento di soldi (l’importo dovuto per l’acquisto di un bene o servizio) dal conto del cliente (addebito) a quello dell’esercente (accredito). Nel momento in cui avviene la transazione, si emettono degli scontrini (sia per il cliente che per il commerciante o professionista) a testimonianza dell’avvenuto pagamento. A volte è richiesta la firma su uno degli scontrini, altre volte si deve digitare un Pin. 

Acquistare un Pos è semplice. L’aspetto più importante su cui soffermarsi invece riguarda la tipologia di dispositivo da scegliere, in grado di soddisfare al meglio le proprie esigenze.

I tipi di Pos

Ecco i principali tipi di Pos esistenti, con relativi vantaggi:

• Pos Stand Alone, è il Pos che siamo abituati a vedere da sempre, quello con base fissa su cui va riposto. È senza dubbio il più diffuso, se si ha a disposizione una linea telefonica 
• Pos Mobile (mPos), è senz’altro il modello più innovativo e versatile. Si può portare sempre con sé perché per funzionare sfrutta la connessione con lo smartphone oppure il tablet. È sufficiente scaricare l’App su questi dispositivi e collegare il proprio Pos. Per la ricevuta, basta avere il numero di cellulare del cliente oppure il suo indirizzo e-mail per inviarla
• Pos virtuale, è quello utilizzato sugli e-commerce, con pagina dedicata per effettuare i pagamenti online
• Ois Gsm Gprs, sfrutta la connessione UMTS e funzionano sempre, grazie alla copertura Gsm/Gprs, anche in assenza di linea. Questo Pos di solito è consigliato a chi lavora spostandosi molto, ad esempio sui taxi oppure per venditori ambulanti o lavoratori a domicilio (fabbri, idraulici, elettricisti), che si ritrovano magari in qualche zona montana o con assenza di segnale
• Pocket Pos, è il Pos Cordless. Prevede una base fissa per funzionare però rimane operativo anche nel raggio di qualche metro di distanza, grazie alla connessione Bluetooth. Di solito serve questo tipo di Pos quando vi è necessità di andare fisicamente dal cliente, come al tavolo di un ristorante ad esempio oppure presso i distributori di carburante.

E per quanto concerne i costi?

Le spese fisse per l’utilizzo del Pos riguardano il canone mensile e le commissioni applicate ad ogni transazione (che possono essere fisse o a percentuale). Ogni banca ha delle tariffe a sé, che possono oscillare in media tra i 15 € e i 50 € e in alcuni casi è prevista anche una spesa una tantum per l’installazione. 

Proprio i costi elevati del Pos sono uno dei motivi principali che hanno limitato la sua diffusione presso i commercianti. Da questo punto di vista, i Pos Mobile rappresentano una vera rivoluzione. Come già accennato, si tratta della tipologia di Pos più innovativa ad oggi presente sul mercato, proprio perché azzerano i costi di acquisto e di gestione. 

I migliori Pos Mobile infatti non prevedono spese per l’installazione e non hanno canoni mensili da corrispondere. L’apparecchio si acquista in maniera definitiva in fase iniziale e diventa di proprietà dell’esercente. Infine, le commissioni su ogni singola transazione sono tra le più basse del mercato. 

Motivo in più per cui a oggi Il Pos Mobile è la soluzione più economica disponibile in commercio.